Innra eftirlit: hvers krefst reglugerð nr. 879/2026?

Hver tekur við kvörtunum á stofunni, hvenær var verklagið síðast yfirfarið og hvernig er úrbótum fylgt eftir? Reglugerð nr. 879/2026 um innra eftirlit veitenda heilbrigðisþjónustu krefst þess að svörin séu skjalfest og að verklaginu sé fylgt í framkvæmd. Eigi síðar en 1. janúar 2027 þurfa verklag og verkþættir innra eftirlits að vera komin í notkun, líka á litlum stofum og hjá sjálfstætt starfandi heilbrigðisstarfsfólki.

Hvað er nýtt?

Reglugerð nr. 879/2026 um innra eftirlit veitenda heilbrigðisþjónustu tók gildi 8. ágúst 2026. Hún er sett með stoð í 24. gr. a laga nr. 40/2007 um heilbrigðisþjónustu, sem kveður á um að allir veitendur heilbrigðisþjónustu skuli hafa virkt innra eftirlit.

Skyldan til að hafa virkt innra eftirlit var þegar í lögum. Reglugerðin útfærir hana nánar með kröfum um skjalfest verklag, ábyrgð, framkvæmd og eftirfylgni. Embætti landlæknis hefur eftirlit með veitendum heilbrigðisþjónustu og getur kallað eftir upplýsingum um innra eftirlitið.

Hvað þarf verklag innra eftirlits að innihalda?

Samkvæmt 5. gr. reglugerðarinnar þarf hver stofa að hafa skjalfest verklag sem er aðgengilegt starfsfólki og notendum þjónustunnar. Í því þarf að koma fram:

• hver ber ábyrgð á hverjum þætti eftirlitsins;
• hvernig og hve oft hver þáttur er skoðaður;
• hvernig metið er hvort þörf sé á auknu eftirliti, til dæmis eftir atvik;
• að innra eftirlitið sjálft sé endurskoðað reglulega, og oftar ef starfsemin breytist;
• að niðurstöður séu teknar saman og kynntar stjórnendum til stuðnings við ákvarðanir og umbætur.

Samkvæmt lokamálsgrein 5. gr. þarf einnig að tilkynna embætti landlæknis um niðurstöður innra eftirlits ef ætla má að tilefni sé til, til dæmis vegna rannsóknar eða annars eftirlits embættisins.

Ellefu svið sem eftirlitið nær yfir

Í 6. gr. eru talin upp þau svið sem innra eftirlitið þarf að ná yfir, merkt a–k. Eftirlitið tekur mið af eðli og áhættu þjónustunnar og umfangi starfseminnar, og sleppa má þáttum sem eiga ekki við. Taflan sýnir helstu kröfur 5. og 6. gr. og hvernig Medalia styður við framkvæmd þeirra:

Atvikayfirlit og tilkynningar til landlæknis

Innra eftirlitið tengist líka skyldum sem fyrir voru. Samkvæmt 9. gr. laga nr. 41/2007 um landlækni og lýðheilsu skal senda landlækni reglulega yfirlit um öll óvænt atvik, þar á meðal atvik sem hefðu getað valdið sjúklingi tjóni. Embætti landlæknis tilgreinir tvo skiladaga á ári fyrir stofur sem nota ekki Sögu til atvikaskráningar:

• 1. mars: yfirlit yfir atvik frá júlí til desember árið áður;
• 1. september: yfirlit yfir atvik frá janúar til júní sama ár.

Samkvæmt 10. gr. sömu laga skal tilkynna landlækni um alvarleg atvik án tafar, óháð hálfsársyfirlitinu.

Hvernig Medalia hjálpar

Innra eftirlit í Medalia fer fram í Gæðakerfi, sem er hluti af sama kerfi og sjúkraskráin, bókanirnar og starfsmannahaldið. Atvik má skrá beint af síðu skjólstæðings og stofna ábendingu út frá athugasemd í ánægjukönnun. Þegar starfsmaður hættir færast eftirlitsþættir hans, eftirlit og úrbætur sjálfkrafa til gæðastjóra, eða til ábyrgðarmanns (æðsta stjórnanda) ef enginn gæðastjóri er skráður.

Uppsetning á grunni sniðmáts

Við uppsetningu er svarað nokkrum spurningum um starfsemina, til dæmis hvort lyf séu geymd á stofunni, hvort þar sé bráðataska eða lækningatæki og hvort starfað sé samkvæmt samningi við Sjúkratryggingar Íslands. Út frá svörunum verður til eftirlitsáætlun með eftirlitsþáttum fyrir hvert svið reglugerðarinnar, gátlistum og lagakorti. Áður en hægt er að hefja eftirlitið þarf að skrá eftirlitsþátt fyrir hvert svið eða ástæðu þess að sviðið á ekki við. Þannig er tekin afstaða til allra sviða.

Gæðahandbók og verklag

Verklagsreglur hafa ábyrgðaraðila, útgáfusögu, samþykki og endurskoðunardag. Þegar verklagsregla er samþykkt fá þeir starfsmenn sem hún gildir um það verkefni að lesa hana og staðfesta lesturinn. Verklagsreglur sem eiga erindi við skjólstæðinga má birta opinberlega. Stofur sem eiga gæðahandbók fyrir geta lesið hana inn úr PDF- eða Word-skjali, og þær sem byrja frá grunni fá sniðmát sem gervigreind lagar að starfseminni.

Eftirlit, gátlistar og áminningar

Þegar styttist í áætlað eftirlit birtist það ábyrgðaraðila sem verkefni. Farið er í gegnum gátlistann, mælingar skráðar (til dæmis hitastig í lyfjakæli) og eftirlitinu lokið með staðfestingu. Næsta eftirlit stofnast sjálfkrafa. Ef eftirliti er ekki lokið á réttum tíma fær gæðastjóri áminningu, og ábyrgðarmaður ef það dregst enn lengur.

Úrbætur sem fylgt er eftir

Samkvæmt 6. gr. k þarf verklag vegna úrbóta og eftirfylgni þeirra. Við frávik má stofna úrbót með ábyrgðaraðila og fresti. Í Medalia er úrbót ekki lokið fyrr en skráð hefur verið hvað var gert og hvernig árangur var staðfestur.

Tækjaskrá

Í tækjaskrá er haldið utan um lækningatæki og annan búnað: framleiðanda, raðnúmer, staðsetningu, ábyrgðaraðila, leyfi og vottanir með gildistíma. Hvert tæki fær viðhaldsáætlun, til dæmis árlega þjónustuskoðun eða reglulega kvörðun, og QR-merki sem límt er á tækið. Starfsfólk skannar merkið til að skrá eftirlit eða tilkynna bilun, og tækjalista má líma inn úr töflureikni.

Atvik, ábendingar og kvartanir

Atvikaskráin fylgir eyðublaði embættis landlæknis og heldur utan um eftirfylgni alvarlegra atvika og fresti þeirra. Hálfsársyfirlitið til landlæknis verður til úr skráningunum. Kvartanir, ábendingar og hrós eru skráð með ábyrgðaraðila og svarfresti, og svarið er sent í tölvupósti. Kvörtun sem varðar tiltekinn starfsmann er falin fyrir honum.

Stofan getur einnig kosið að taka við ábendingum utan frá, á eigin vefsíðu eða á sérstakri slóð sem má til dæmis setja á veggspjald á biðstofu. Það er aðeins virkt ef stofan kveikir á því.

Samantekt fyrir stjórnendur

Í lok hvers ársfjórðungs fær gæðastjóri það verkefni að taka saman niðurstöður innra eftirlitsins. Tölurnar koma beint úr skráningunum: eftirlit, frávik, úrbætur, atvik og ánægja skjólstæðinga. Við þær er bætt helstu niðurstöðum og ákvörðunum stjórnenda, og samantektin vistast sem PDF-skjal í skjalasafni stofunnar.

Kerfið vinnur ekki verkið fyrir ykkur

Gott kerfi gerir innra eftirlit einfaldara, en það uppfyllir ekki kröfurnar eitt og sér. Stofan þarf sjálf að:

1. skrá æðsta stjórnanda sem ábyrgðarmann og ákveða hvort gæðastjóri hafi daglega umsjón með eftirlitinu;
2. laga verklag og gátlista að starfseminni og taka afstöðu til sviða sem eiga ekki við;
3. framkvæma eftirlitið, skrá niðurstöður og ljúka úrbótum;
4. kynna niðurstöðurnar stjórnendum og endurskoða eftirlitið reglulega.

Næstu skref

Medalia er vottað sjúkraskrárkerfi með innbyggðu gæðakerfi sem byggist á reglugerð nr. 879/2026. Það hentar læknastofum, sálfræðingum, sjúkraþjálfurum og öðru sjálfstætt starfandi heilbrigðisstarfsfólki.

Bókaðu kynningu og sjáðu hvernig eftirlitsáætlun fyrir stofuna þína er sett upp, hvernig verklagið sem stofan á nú þegar nýtist og hvernig eftirliti og úrbótum er fylgt eftir í daglegu starfi.

Algengar spurningar